Introduce las nuevas tecnologías en tu empresa para optimizar tiempo y recursos, pero no abandones el componente humano

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La revolución tecnológica de los últimos tiempos ha cambiado enormemente la manera en la que se producen nuestras relaciones sociales. La información es más accesible y todo funciona mucho más rápido que antes. Parece que cada año llega un nuevo dispositivo o aplicación a nuestras vidas para quedarse y, por muy extraño que nos resulte al principio, acabamos acomodándonos a ellas. El pago con tarjeta desde el móvil, o la visualización de una carta en el bar-restaurante del barrio a través de un código QR, hubiese sido impensable hasta hace muy poco. Las nuevas generaciones solo conocen el mundo de esta forma, y no tienen grandes dificultades a la hora de manejar ordenadores u otras herramientas informáticas. Sin embargo, a quienes nacieron antes de los años ochenta, esto puede resultarle mucho más complejo.

Aunque es evidente que la situación actual ya está manifestando consecuencias negativas, como adicciones a las redes sociales o pérdida de algunos modos de comunicación e interacción como el contacto físico o el cara a cara; hay que reconocer que, en numerosos momentos de la vida, la tecnología se torna esencialmente útil, especialmente en el trabajo. El simple hecho de introducir la tecnología en algunos ámbitos de una empresa puede ayudar a optimizar el tiempo y los recursos. Sin embargo, la digitalización y el trabajo remoto han provocado también, en otros casos, una sobrecarga de tareas mucho mayor para los empleados, que pagan las consecuencias, debido a que ya no sólo trabajan el tiempo que están físicamente en el espacio, sino también el que no están.

Esto puede afectar negativamente al rendimiento y bienestar de las personas, así como a la productividad de las empresas y, por este motivo, en este post queremos darte algunos consejos para que tu negocio no se quede obsoleto, introduciendo las nuevas tecnologías, pero también cuidando de tus empleados y evitando la pérdida del componente humano.

Utiliza la comunicación online sólo cuando sea necesario

 

Es evidente que comunicarse a través de mensajería instantánea como Whatsapp o de reunirse online, en tiempo remoto, por medio de aplicaciones de videollamadas como Google Meets o Zoom, ha facilitado muchísimo las comunicaciones en empresas y negocios. El hecho de que una persona esté enferma, visitando otro país o fuera de la ciudad, no le excluye de participar en una reunión; y si surge alguna duda en cualquier momento del día, podría responderse. Sin embargo, la accesibilidad no debería de ser un motor de explotación laboral e invasión de la privacidad de los trabajadores. El jefe o jefa debe respetar, en todo momento, el tiempo que los empleados pasan fuera del trabajo.

Para lograrlo, siempre que sea posible, sería muy beneficioso utilizar teléfonos de empresa: dispositivos que sólo puedan estar encendidos durante la jornada.  Si no se tienen los medios suficientes para ello, hay que asegurarse  y comprometerse con no enviar mensajes con preguntas u otras cuestiones fuera del horario laboral. Por supuesto, tampoco se pueden establecer reuniones para tratar temas relacionados con el trabajo en tiempo de descanso o vacaciones. ¡Los empleados también son personas que  tienen su propia vida!

Automatiza algunas tareas para optimizar el tiempo, pero ten mucho cuidado 

 

Algunas empresas comenten el error de automatizar todas aquellas gestiones relacionadas con la contabilidad o el márquetin; y no cabe duda de que esta decisión ahorrará tiempo y, por lo tanto, dinero; a la vez que acelerará procesos imprescindibles. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado  y se recomienda no eliminar por completo el ingrediente humano. Por ejemplo, la implementación de chatbots en páginas web puede facilitar respuestas a algunas consultas comunes, pero siempre es necesario ofrecer una alternativa para revisar que la comunicación se esté dando bien, ya que muchas veces los clientes prefieren hablar específicamente con personas y pueden detestar el trato despersonalizado y robótico.

En lo que refiere a la parte de recursos humanos, los especialistas de Kairos recomiendan la introducción de las nuevas tecnologías a través de un sofware para el registro de la jornada o de la creación de un portal del empleado, ya que será muy útil para el buen funcionamiento y la organización de la plantilla. Asimismo, también pueden ser beneficiosas algunas herramientas informáticas para gestionar proyectos que ayuden a planificar y controlar las tareas. Sin embargo, todo esto deberá estar siempre atendido por un supervisor que compruebe que todo funciona correctamente y que los empleados están contentos con su labor.

Valora la situación antes de promover el trabajo remoto

 

Durante del periodo de emergencia sanitaria provocada por la pandemia del COVID-19, muchas empresas incorporaron y promovieron el trabajo remoto de maneras muy originales. Entonces fue esencial introducir esta posibilidad para seguir generando ingresos, al mismo tiempo que se aseguró la salud de las personas en un momento desalentador. En la actualidad, fuera de peligro sanitario, algunos negocios mantienen esta forma de trabajo, aunque ya no es necesario. ¿Cuáles son las consecuencias de esta situación? Hay pros y contras. Como es evidente, resulta muy cómodo para los empleados ya que no tienen que desplazarse de sus casas y pueden trabajar mientras desayunan o comen,  sin miedo a llegar tarde. Sin embargo, desfavorece el intercambio de ideas y el establecimiento de relaciones y vínculos en el entorno laboral.

Te recomendamos que, aunque seas flexible y permitas a tus trabajadores –siempre que sea posible– trabajar desde casa en momentos puntuales en los que sus situaciones personales lo requieran; también fomentes la presencialidad para que tu plantilla pueda conocerse y para asegurar la unión y el trabajo en equipo.

Preocúpate por la opinión de tus trabajadores y clientes

 

A medida que vas introduciendo novedades relacionadas con la tecnología en tu empresa, deberías tener muy en cuenta la opinión de tus trabajadores. Asegúrate de que están cómodos y de que no le está afectando negativamente. Asimismo, preocúpate por conocer el feedback de los clientes, pues ellos son los que mantienen tu empresa. Si tus cambios no están siendo bien acogidos por ambas partes y el malestar perdura en el tiempo, valora volver atrás. ¡No pasa nada por equivocarse!

Estas son algunas ideas y consejos para introducir la tecnología en empresas, optimizar tiempo y recursos, pero no eliminar el componente humano. Esperemos que te hayan servido.

¡Mucha suerte!

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